O que é GTD?
A sigla GTD significa Getting Things Done, traduzindo “Fazendo as Coisas” é um método prático e popular para gestão de tempo, projetado pelo consultor de produtividade David Allen em 2001 e ensinado em sua obra “A arte de fazer acontecer”, é utilizado por milhões de pessoas em todo o mundo.
É um método desenvolvido para que as pessoas aproveitem o tempo de forma mais eficiente e resolvam o que é realmente necessário e deleguem ou adiem tarefas que não são urgentes.
As 5 etapas do GTD
Na prática, a metodologia consiste em cinco etapas que se executadas da forma correta tornam o gerenciamento de tarefas muito mais eficiente, dessa forma, a pessoa passa a ter uma visão completa dos compromissos e atividades que devem ser feitas, sem sobrecarga e estresse. Para implementar o GTD em seu fluxo de trabalho, você deverá seguir as seguintes etapas:
- Coletar: permite registrar todos os pontos importantes, ideias e pensamentos que exigem atenção, isso auxilia a liberar mais espaço na mente, gerando maior clareza, organização e foco para que o precisa ser feito. Estas informações devem ser organizadas através de listas chamadas de Caixas de Entrada, dessa forma, você poderá visualizar tudo de forma rápida e simples. A caixa de entrada pode ser:
- E-mail (correio eletrônico, calendário, tarefas, etc.);
- Física (post-its em um quadro, papéis, recados, cartões de visitas, etc.);
- Digital (Planilhas, Trello, Slice WBrain, Notion, entre outros sistemas).
2. Processar: este é o momento de pegar a lista da Caixa de Entrada e analisar cada um dos itens para decidir o que deve ser feito. Para itens que levem pouco tempo atue imediatamente e elimine os que não tem prioridade e que só foram incluídos para não perder a ideia naquele momento, porém, se esta ideia tenha planos de ser feito a médio ou longo prazo você pode classificar como “algum dia/talvez”. Para os itens que precisam de ação devem ser analisados para delegar para outra pessoa ou agendar data específica para fazer a tarefa. Caso seja uma tarefa grande, torne esta tarefa em um projeto, por exemplo, comprar uma casa, quebre este projeto em tarefas como: pesquisar localização desejada, analisar os preços, realizar cotação, negociar, etc. e deixe planejada a data para executar cada tarefa.
3. Organizar: agora é o momento de organizar as tarefas e projetos inserindo descrições que possam deixar claro o que precisa ser feito e determinar um tempo para término de cada item da lista da Caixa de Entrada. Você poderá separar os itens através de tópicos para facilitar ainda mais a gestão das tarefas, por exemplo, se o item está relacionado com a sua casa, designe-o como “casa”, se estiver relacionado ao trabalho, designe-o como “trabalho” e assim por diante.
4. Revisar: esta etapa tem o objetivo de revisar as listas de Caixa de Entrada e Calendários, permitindo ajustar conforme necessário, a revisão deve ser realizada semanalmente, para que seja possível verificar a situação dos itens, permitindo verificar o que é urgente, eliminar ou acrescentar itens. Sem as avaliações semanais não está sendo utilizado o método GTD, as tarefas podem ser acumular, gerando sobrecarga e estresse.
5. Executar: aqui você parte para a execução na prática, realizar as tarefas e seguir o planejamento que foi realizado para gerar e aumentar a produtividade.
Vantagens do método GTD
O método GTD pode ser utilizado para organizar sua vida pessoal ou profissional, nas empresas é muito utilizado para colocar as atividades que devem ser executadas em ordem, normalmente através de sistemas ou post-its em um quadro, separando as demandas de acordo com categorias, por exemplo: definições, alinhamentos, treinamentos, entre outros, organizando toda a cadeia de tarefas. Pode ser utilizado com outros métodos de gestão de tempo ou organização de acordo com a necessidade.
Através de um plano bem elaborado você irá conseguir: reduzir o estresse e sobrecarga, terá maior clareza das tarefas e ideias, melhora a concentração e o desempenho, gera liberdade de escolha e flexibilidade para realizar alterações no plano definido de acordo com a situação momentânea.
Conclusão
O método GTD traz diversos benefícios pessoais ou para a organização, porque permite realizar a gestão de tempo e tarefas de forma flexível aumentando a organização e produtividade. Como dito anteriormente, reduz o estresse e a sobrecarga, porque é muito desgastante ter que lembrar de tudo o que precisa ser feito no dia sem que esteja organizado, quando tudo está organizado você consegue sentir tranquilidade, além disso, também evita a procrastinação. Aqui no Analista Expert você terá rico conteúdo para fortalecer seu CHA (Conhecimento, Habilidades e Atitudes).