KANBAN

O que é o Kanban?

O Kanban é um termo japonês que significa “cartão” e é um framework de gestão ágil que funciona para diversos segmentos e tipos de equipes, por ser extremamente visual e adaptável, permite o controle de atividades, aumenta a produtividade e identifica gargalos no fluxo de trabalho da produção ou gestão de tarefas. Pode ser utilizado sozinho ou como apoio para outros frameworks, como o Scrum, por exemplo. Os principais componentes do Kanban são:

• Quadro: é como uma lousa que organiza as colunas e os post-its/cartões, cada quadro deve representar um Kanban e várias equipes podem trabalhar com vários quadros de Kanban ao mesmo tempo.
• Colunas: as colunas são os status de cada etapa do processo, seu formato mais simples possui três colunas: A Fazer, Fazendo e Feito, porém, pode ser adequado de acordo com o projeto ou necessidade.
• Post-its ou Cartões: os post-its/cartões descrevem as tarefas ou ações que precisam ser feitas para atingir o resultado final da entrega e também podem conter o nome responsável pela entrega, estimativa de horas, prioridade entre outras informações que facilitam o acompanhamento.

Uma Breve História do Kanban

O Principal criador do Kanban foi Taiichi Ohno no Sistema Toyota de Produção (TPS) no final da década de 1940, quando a Toyota introduziu a fabricação just in time (no tempo certo) em sua produção, que representa um sistema puxado.

Isso significa que a produção é baseada na demanda do cliente, em vez da prática padrão de produzir certas quantidades de mercadorias e empurrá-las ao mercado.

Este sistema único de produção criou a base da produção Lean, que tem o intuito de minimizar as atividades, sem sacrificar a produtividade. O objetivo principal é criar mais valor para o cliente, sem gerar mais custos ou desperdício.

As funções do Kanban

Gerenciar o Fluxo de Trabalho: através de um quadro com post-its/cartões e colunas será possível entender como organizar o fluxo de trabalho. Cada coluna irá representar um passo no fluxo de trabalho e os post-its/cartões representam as tarefas. Por Exemplo: Quando você começar a trabalhar no item X, você o move para a coluna “Desenvolvimento” e quando ele é completado, você o move para “Teste” para validação, se estiver correto move para “Concluído”, desta forma, você pode acompanhar facilmente as tarefas que estão antes ou depois, identificar impedimentos, dependência entre as tarefas, o progresso e os gargalos, conforme ilustração abaixo:

Limitar a quantidade de trabalho (WIP): uma função primária do Kanban é a limitação de WIP (Work In Progress = Trabalho em Progresso), que garante que a quantidade de tarefas em andamento pode ser administrada e alterada quando necessário, este limite auxilia na produtividade respeitando a capacidade de entrega do time, dessa forma, o post-it/cartão somente pode ser puxados para ser executado quando houver capacidade disponível. Se não houver limites do trabalho não está sendo praticado o Kanban.

Os 10 Benefícios do Kanban

O Kanban pode trazer muitos benefícios e eficiência nas empresas e na gestão de tarefas diárias, mantendo um fluxo continuo de produtividade.

1. Evita ociosidade: sempre que uma tarefa termina outra deve ser puxada para ser executada, dessa forma, o time nunca fica ocioso.
2. Autonomia: a simplicidade do Kanban faz com que qualquer pessoa possa visualizar o status das tarefas e o que precisa ser feito, o time se torna auto gerenciável, conclui uma tarefa em andamento e puxa uma nova tarefa para ser executada, não sendo necessário ter uma pessoa responsável em atualizar o status das tarefas.
3. Reduz tempo com execução de processos: elimina a necessidade de executar vários processos e procedimentos para planejar, executar e acompanhar as entregas das tarefas.
4. Facilidade na priorização de tarefas: para organizar e priorizar as tarefas deve-se escolher a ordem das colunas, a quantidade limite de post-its/cartões para cada coluna e adequação de cores dos post-its/cartões podendo destacar um post-its/cartão vermelho como urgente, por exemplo.
5. Simples e fácil de ser aplicado: o processo deve ser alinhado com todo o time, mas por ser simples a aplicação é rápida e fácil, e novas melhorias podem ser propostas no decorrer da utilização do Kanban.
6. Elimina atividades que não agrega valor para o produto, serviço, rotina: caso uma tarefa não seja necessária (se torne obsoleta) é simples de remover e visualizar imediatamente possíveis impactos nas demais tarefas.
7. Aumento significativo de produtividade: a cada tarefa concluída outra já é iniciada, sendo possível visualizar as tarefas futuras e de maior prioridade, gerando um ritmo acelerado nas entregas.
8. Redução de Custos: com aumento de produtividade temos redução de custo.
9. Colaboração: permite que todos do time visualize suas tarefas e dos demais, sendo fácil a identificação de impedimentos ou dependência entre atividades.
10. Transparência: facilidade para visualizar o status das tarefas e identificar os gargalos, por ser simples e visual.

Conclusão

O Kanban é uma das melhores formas para controle visual de tarefas, sendo muito mais que amontoado de post-its/cartões grudados no quadro ou na parede, é um processo que traz grandes benefícios, desde que utilizado da forma correta. Quando todos do time entendem como o Kanban funciona e aplicam diariamente no trabalho gera empatia e maior colaboração do time com feedbacks constantes e o mais importante melhora a comunicação. Aqui no Analista Expert você terá conteúdo para aprimorar o seu CHA (Conhecimento, Habilidades e Atitudes).